Varastoinnin ulkoistaminen on fiksu päätös – niin toiminnallisesti kuin taloudellisesti

Ulkoistamistoimenpiteet ovat usein strategisia päätöksiä, joten niitä kannattaa pohtia sekä toiminnallisesta että taloudellisesta näkökulmasta. Varastoinnin ulkoistamisella voidaankin saavuttaa paljon positiivisia tuloksia ja toiminnan tehokkuutta. Keräsimme tähän artikkeliin tärkeimmät faktat.

Ulkoistaminen on kasvava trendi, sillä yritykset hakevat säästöjä ja pyrkivät tehostamaan toimintaansa. Varasto ja siihen liittyvät prosessit ovat harvalle yritykselle päätoiminto, joten ne ovat luonteva ja houkutteleva kohde ulkoistamiselle.

Mitä varastoinnin ulkoistaminen tarkoittaa?

Mistä varastoinnin ulkoistamisessa oikeastaan on kysymys? Itse asiassa kyse on laajemmastakin ajattelu- ja toimintatavan muutoksesta, sillä ulkoistamisen asemesta voidaan käyttää myös termiä sopimuslogistiikka. Silloin HUB logistics tarjoaa asiakkaalleen palvelua yhdessä sovitun kokonaisuuden tuottamiseksi. Tai toisin sanoen: pyrimme vastaamaan räätälöidyillä ratkaisuilla asiakkaan ongelmaan tai tarpeeseen.

Varastoinnista puhuttaessa ei pitäisi tyytyä keskustelemaan vain varastotiloista ja hyllyistä. Nykyaikaiset varastot ovat ennen kaikkea käsittelykeskuksia, joissa tuotetaan myös lukuisia lisäarvopalveluita, kuten tarroitusta, esiasennusta, testausta, kokoonpanoa, tuotteiden viimeistelyä, myyntiesillepanojen valmistelua ja setittämistä.

Varaston ei pidä koskaan olla vain paikka, jossa makuutetaan tavaraa. Vaikka taustalla onkin varasto, tarjoamme palvelua ja prosessin, jossa tavara kiertää varaston läpi mahdollisimman sujuvasti ja nimenomaan asiakkaan tarpeen mukaan. Mitä nopeammin ja tehokkaammin tavarat kulkevat varaston läpi ja mitä enemmän lisäarvoa siinä prosessissa pystyy tuottamaan, sen parempi.

Prosessien sujuvuus, nopeus ja tehokkuus syntyvät erikoistumisesta ja osaamisesta.

– Asiakkaalle logistiikka on vain osa jotain muuta kokonaisuutta, kun taas meille se on päätoimiala, mistä koituu paljon etuja asiakkaalle. Kaikki käyttämämme digi- ja tietotekniikkaratkaisut esimerkiksi on tehty nimenomaan logistiikan näkökulmasta, jolloin asiakas saa aina käyttöönsä alan parhaan teknologian, HUBin talousjohtaja Markku Valpas sanoo.

Ulkoistamisen suurin hyöty on joustavuus

Puhutaanpa sitten ulkoistamisesta tai sopimuslogistiikasta, siitä koituu joka tapauksessa asiakasyritykselle kosolti hyötyjä, joista joustavuus on ylitse muiden. Palvelumme skaalautuvat aina asiakastarpeen mukaan, oli sitten kyse liiketoiminnassa tapahtuvista muutoksista, sesonkien aiheuttamista ruuhkahuipuista tai päiväkohtaisista vaihteluista.

Ulkoistaminen tulee useimmiten ajankohtaiseksi, kun liiketoiminnassa tapahtuu muutoksia. Jos liiketoiminta kasvaa merkittävästi, omat kiinteistöt ja varastot tai henkilökunta saattavat muuttua pullonkaulaksi. Toisaalta jos liiketoiminta kutistuu, vanhat tilat ja henkilökunta voivat olla tarpeettoman suuret uudessa tilanteessa. Myös ydinliiketoiminnan muokkaus, kuten tiettyjen toimintojen myynti voi johtaa tilanteeseen, jossa jäljelle jäänyttä kokonaisuutta ei enää ole järkevä tuottaa itse.

Varastoinnissa toiminta-aste vaihtelee tavallisesti varsin paljon. Kun yritys ostaa varastoinnin palveluna, sen ei tarvitse mitoittaa omaa kapasiteettiaan ruuhkahuippujen varalle. Markku Valpas pitää suurena hyötynä myös kustannusten ennustettavuutta suhteessa volyymeihin ja niiden vaihteluihin.

– Varastointitoiminta on aina purskeista ja tämän tyyppisessä epätasaisuudessa ulkoistaminen tuo mielenrauhaa, kun kustannustaso on aina suhteessa purskeisiin. Omassa toiminnassa kulut tulevat maksettaviksi, oli duunia tai ei.

Joustavuuteen liittyy olennaisesti myös valinnanvapaus. Varaston ulkoistus ei tarkoita välttämättä sitä, että kaikesta täytyy luopua, sillä palvelukokonaisuuden voi mitoittaa tismalleen sen mukaan, mikä on järkevää ja tarkoituksenmukaista. HUB logisticsille voi siirtää esimerkiksi välivaraston, sesonkivaraston tai vain verkkokaupan varaston ja pitää itse vaikkapa tukkuvaraston tai kriittisen tuotannon varaston.

On myös hyvä pohtia, milloin omat varastot on viimeksi modernisoitu tai uusittu. Vanhat varastot tai järjestelmät tulevat väistämättä joskus tiensä päähän. Silloin on hyvä hetki miettiä, investoiko itse tilojen ja järjestelmien modernisointiin vai kannattaisiko ennemmin antaa varastointipalvelut asiaan keskittyneen ammattilaisen hoidettaviksi.

Ulkoistaminen on järkevää myös taloudellisesta näkökulmasta

Varastoinnin ulkoistaminen tuottaa yritykselle kustannussäästöjä, jotka syntyvät pääsääntöisesti kolmea kautta. Yhtäältä yritys voi keskittyä ydinliiketoimintaansa ja suunnata resurssit tuottavampaan toimintaan kuin varaston pyörittämiseen. Toisaalta säästöä syntyy, kun toiminnot ja prosessit tehostuvat logistiikkaan ja varastointiin erikoistuneen yrityksen hoteissa. Lisäksi kun kiinteistä kustannuksista tulee muuttuvia kustannuksia, yrityksen ei tarvitse vyöryttää kustannusrakenteeseensa turhan suuren kapasiteetin aiheuttamia kiinteitä kuluja.

Varastoinnin kustannuksia pohtiessa on syytä muistaa myös piilokulut, joita ei aina tule ajatelleeksi. Ulkoistaessa esimerkiksi sähköt, lämmitys, vakuutukset, kiinteistönhuolto, turvallisuus, järjestelmäkustannukset ja järjestelmäkehityksen kustannukset sisältyvät palveluun.

Markku Valpas haluaa tuoda myös esille sen, millaisia etuja ulkoistamisella on laskentatoimen näkökulmasta, sillä ulkoistaminen vaikuttaa suotuisasti moneen keskeiseen tunnuslukuun.

Ensinnäkin ulkoistaminen keventää tasetta, sillä sitoutuva pääoma pienenee käyttöomaisuusinvestointien vähentyessä.

– Ulkoistaminen parantaa ROI- eli Return on Investment -pohjaisia kannattavuuslukuja. Kun sidottu pääoma pienenee, myös pääoman tuottoprosentti on parempi, jos yrityksen tulos muuten säilyy ennallaan, Markku Valpas ynnäilee.

Pankit ja rahoittajat ovat erittäin kiinnostuneita maksuvalmiuteen ja velanhoitokykyyn liittyvistä tunnusluvuista. Ulkoistaminen vaikuttaa myös niihin myönteisesti.

– Ulkoistamisen myötä omavaraisuusaste paranee, kun taseen loppusumma pienenee, Markku Valpas kuittaa.

Myös kassavirtaan ulkoistamisella voi olla positiivinen vaikutus, jos yritys pystyy ulkoistuksen myötä myymään tai vuokraamaan ulos omia omistuseriään.

Toiminta kumppanilla – kontrolli omissa käsissä

Ulkoistamiseen suhtaudutaan joskus pelokkaasti ja arastellaan, että jos toiminta ei ole omissa käsissä, se ei myöskään ole kunnolla valvonnassa. Mielestämme sellaiset huolet uskaltaa hyvin unohtaa, sillä raportointimme on aukotonta. HUB logisticsilla on aina järjestelmäintegraatio asiakkaan järjestelmiin, jolloin asiakkaalla on koko ajan täysi läpinäkyvyys siitä, mitä tuotteita, mitä tuotenimikkeitä ja kuinka paljon hänellä on meillä varastossa.

Asiakas saa myös reaaliaikaisesti tiedon, miten hyvin prosessit sujuvat. Lähtökohtamme on, että tuotamme asiakkaille laatumittariston läpinäkyvästi BI-järjestelmien kautta. Asiakas näkee jatkuvasti, mikä meidän laatumme on ollut ja mikä meidän tuotantomme kulloinenkin läpäisy on.

Kaikki raportit käydään läpi säännöllisissä viikko- ja kuukausitapaamisissa, joissa seurannan lisäksi keskitytään toiminnan kehittämiseen.

– Me tuotamme asiakkaalle myös prosessien ja toiminnan jatkuvaa kehittämistä. Haemme yhdessä keinoja, joilla toimintaa tehostetaan. Siellä on asioita, joita asiakas voi tehdä, ja asioita, joita me voimme tehdä, mutta molemmat hyötyvät, kun saadaan kustannustehokkuutta tai tuottavuutta nostettua, Markku Valpas valottaa.

Toiminnan laatu varmistetaan Service Level Agreementilla, joka määrittelee kapasiteetin ja palvelutason lisäksi mahdolliset sallitut poikkeamat. SLA on meille aina se punainen lanka, jonka mukaan tuotamme palvelut asiakkaillemme. Minkä lupaamme, sen myös pidämme. Meidän liiketoimintamme jatkuvuus perustuu aina siihen, että meidän asiakkaamme ovat tyytyväisiä ja että he haluavat jatkaa yhteistyötä meidän kanssamme. Silloin asiakaslupaus on kaiken A ja O.

 

 

Lue lisää varastointipalveluistamme »

Jätä yhteydenottopyyntö »