Kehitystyön ytimessä jokaisella pienelläkin parannusehdotuksella on vaikutusta kokonaisuuteen. Jatkuva parantaminen on yksi keino tarttua näihin pieniinkin asioihin, jotka voisi tehdä paremmin. Jokaisen työntekijän arvioidessa omaa työympäristöään ja työskentelymenetelmiään, muodostuu kattava kokonaisuus parannusehdotuksia yrityksen toimintoihin laaja-alaisesti.
Jatkuvan parantamisen (JP) ehdotukset ovat yksittäisiä muutokseen tähtääviä parannusehdotuksia, joilla haetaan kehitystä prosessien, toimintatapojen, laadun, ympäristön tai työturvallisuuden osalta. Jatkuvassa parantamisessa kaikenlaiset ideat ovat tervetulleita – niin pienet kuin suuret. Pienetkin kehitysideat parantavat toimipisteen tehokkuutta sekä yleensä myös työviihtyvyyttä.
HUB:lla jatkuvaa parantamista on tehty virallisesti ISO9001-sertifikaatin myöntämisestä asti eli jo yli kymmenen vuoden ajan. Todellisuudessa jatkuvaa parantamista ja kehitystyötä on tehty jo aiemmin. Laatu on aina ollut HUB:n toiminnan lähtökohta.
Kohti laadukkaampaa palvelukokonaisuutta – yksi ehdotus kerrallaan henkilökuntaa kannustaen
Henkilökunnan sitoutuminen jatkuvaan parantamiseen on ratkaisevassa asemassa järjestelmän onnistumisen kannalta. Monella yrityksellä voi olla halu kehittyä ja kovakin tahtotila pitää yllä jatkuvan parantamisen kulttuuria, mutta henkilökunta ei silti innostu jatkuvaan kehittämiseen. Henkilökunnan välinpitämättömyyteen voi löytyä monia syitä:
- tietämättömyys miten kehitysideoita annetaan
- kehitysideoille ei ole asianmukaista järjestelmää tai järjestelmä on hankala käyttää
- työntekijöillä ei ole pääsyä jatkuvan parantamisen järjestelmään
- kehitysideoita ei käydä läpi ja muutosta ei näy
- yrityksen johto ei ole sitoutunut jatkuvan parantamisen kulttuuriin
- työntekijöitä ei kannusteta jatkuvaan parantamiseen
- työntekijöitä ei palkita jatkuvasta parantamisesta
Avaimet jatkuvan parantamisen onnistumiseksi ovat yrityksen johdon käsissä. Omalla esimerkillään yrityksen johto voi näyttää, että jatkuvan parantamisen kulttuuriin ollaan sitoutuneita ja jatkuvalle parantamiselle annetaan sille kuuluva painoarvo.
Toinen menestystekijä on työntekijöiden kannustaminen. Työntekijöitä tulee kannustaa jatkuvaan parantamiseen ja myös palkita aktiivisuudesta. Yksi keino kannustamiseen ja palkitsemiseen on yrityksen sisäiset kampanjat, jotka voivat esimerkiksi keskittyä johonkin tiettyyn yrityksessä ajankohtaiseen teemaan, kuten työturvallisuuteen tai kierrätykseen. JP- kulttuuria voidaan ylläpitää sitomalla sen yrityksen vuositavoitteisiin ja mahdolliseen tulospalkkiojärjestelmään. Selkeät KPI-mittarit jatkuvalle parantamiselle nostavat sen merkittävyyttä ja viestivät työntekijöille, että jokaisella JP-merkinnällä on merkitystä.
Rahallista palkkiota tärkeämmäksi tekijäksi nousee kuitenkin järjestelmän aitous ja jatkuvan parantamisen myötä tapahtuva muutos. Kun toiminta on läpinäkyvää ja muutosta tapahtuu, syntyy positiivinen noidankehä. Henkilökunta näkee konkreettisesti, että omaan työhön, työympäristöön ja yrityksen kokonaislaatuun voi vaikuttaa. Jatkuvasta parantamisesta muodostuu osa yrityskulttuuria, joka luo pohjan yrityksen kehitystoiminnalle.
Jatkuvan parantamisen ehdotukset tuovat toimintaan sujuvuutta ja muuttavat esimerkiksi kehnoiksi todettuja toimintatapoja parempaan. Niiden avulla voidaan vaikuttaa myös työpaikan turvallisuuteen. Yhdessä yksikössä hyväksi havaittu käytäntö voidaan ottaa käyttöön muissakin toimipisteissä.
Jatkuva parantaminen Hubilla
Asiakkaan kokema erinomainen palvelu ja palvelun laatu ovat aina olleet toimintamme lähtökohta ja yksi toiminta-ajatuksistamme. Haluamme oppia ja kehittyä laatu-, turvallisuus- sekä ympäristöasioissa koko työssäoloajan. Jatkuva parantaminen sekä suuremmat kustannussäästöihin tähtäävät aloitteet ovat meillä tärkeä osa toiminnan kehitystä.
QHSE-päällikkömme Sampo Arppola katsoo jatkuvan parantamisen prosessin perään ja on mukana myös aloitetoimikunnassa. Hänen mukaansa hyvät ideat kumpuavat usein ammattitaitoisesta tuotannon työyhteisöstämme ja jatkuva parantaminen koskeekin kaikkia työntekijöitämme organisaatiosta riippumatta. Hyväksi havaitut toimintatavat, poikkeamat sekä kehitysideat kirjataan kaikilla organisaatiotasoilla talteen. Niistä raportoidaan säännöllisesti ja tiedotetaan henkilökunnalle sisäisesti.
Kehitystoiminnan tulee olla matalan kynnyksen toimintaa: toimintamalli on henkilökunnan tiedossa, kaikilla on mahdollisuus tehdä ilmoituksia ja ideoiden kirjaaminen on tehty helpoksi. Otimme vuonna 2021 käyttöön uuden sähköisen raportointijärjestelmän, jonne JP-ideat, aloitteet, havainnot sekä poikkeamat voidaan kirjata myös mobiilisti. Järjestelmä kulkee koko työpäivän ajan työntekijöiden mukana, jolloin idean voi kirjata milloin vain työpäivän aikana. Järjestelmään pääsee kirjautumaan omilla tunnuksilla tai ilmoituksen voi myös tehdä intranetin kautta ulkoisella linkillä tai vaihtoehtoisesti QR-koodilla, joita on sijoitettu tuotanto- ja varastotiloihin helpottamaan ja nopeuttamaan kirjauksen tekemistä. Panostus prosessin helppouteen ja moderniin ilmoitusjärjestelmään on tuottanut jo lyhyellä aikavälillä tulosta: kirjauksien määrä on noussut käyttöönoton myötä 84,5% huomioiden kaikki kategoriat, joista merkintöjä tehdään.
Vuonna 2021 meillä kirjattiin kokonaisuudessaan noin 1600 ehdotusta. Jokaisen työpäivän aikana kirjattiin siis keskimäärin kuusi jatkuvan parantamisen ehdotusta! Vuosien saatossa olemme tehneet yli 10 tuhatta jatkuvan parantamisen ehdotusta. Jokainen ehdotus on vienyt meitä eteenpäin kohti laadukkaampaa palvelukokonaisuutta.
Olemme säännöllisesti toteuttaneet sisäisiä kampanjoita parannusehdotusten keräämiseksi. 2021 aikana toteutimme kaksi JP kampanjaa, joista viimeisimmän kampanjan aikana JP-määrä nousi yli 25 prosenttia verrattuna vuoden aiempiin kuukausiin.
Aloitteilla haetaan muutosta prosesseihin, toimintatapoihin ja järjestelmiin
Vuosittain osa JP-ehdotuksista siirtyy eteenpäin aloitteeksi. Aloitteet ovat pääsääntöisesti isompia muutosehdotuksia prosesseihin, toimintatapoihin ja järjestelmiin. Aloitteita voivat niin ikään tehdä kaikki palveluksessamme olevat henkilöt sekä toimintaamme vaikuttavat muut henkilöt.
Aloitteet kirjataan muiden kehitysideoiden tapaan samaan sähköiseen järjestelmään ja niitä nostetaan säännöllisesti aloitetoimikunnan käsittelyyn. Hyväksytyistä aloitteista maksetaan myös aloitepalkkio.
Vuosittain aloitteita kertyy jatkuvan parantamisen kehitysehdotuksia vähemmän, mutta ne ovat sitäkin merkittävämpiä vaikuttavuudeltaan. Viimeaikaisista aloitteista mieleenpainuvin Arppolan mukaan on Kotkan toimipisteen aloite jätepahvin hyödyntämisestä pahvipehmusteena.
– Luopumalla vanhasta pahvipuristimesta ja hankkimalla tilalle pahvikoneen, joka valmistaa jätepahvista uusiokäyttöön pahvipehmustetta, toimipisteeseen hankittavien pakkauspaperirullien määrä pieneni merkittävästi ja säästöä syntyi myös laitteiden leasing-kustannuksien poistumisesta. Aloitteella oli myös merkittävä ympäristönäkökulma, kun toimipisteellä syntyvää jätettä kierrätetään uusiokäyttöön aiempaa tehokkaammin, Arppola tiivistää aloitteen tuomat kustannus- ja ympäristöhyödyt.
