Työtehtävien ja prosessien analysointi työntutkimuksen avulla – tehokkuutta prosesseihin ja arvokasta tietoa päätöksenteon tueksi

HUB logistics työntutkimus

Pysyäkseen mukana kilpailussa ja toimiakseen aina vain paremmin, on yrityksen aktiivisesti kehitettävä toimintojaan. Miten logistiikassa tai tuotannossa voidaan tehostaa prosesseja ja kehittää toimintoja? Työntutkimus auttaa, kun halutaan selvittää ja analysoida työtehtäviä ja prosesseja, ja hakea näihin lisää tehoja.

HUB käyttää työntutkimuksessa monissa tapauksissa MOST-liikeanalyysijärjestelmää (maynard operation sequence technique).  MOST laskee jokaisen työtehtävän liikkeen keston, pienimmästä kädenojennuksesta esimerkiksi keräilypisteeltä toiselle siirtymiseen. Tätä järjestelmää hyödyntäen saamme tarkan tiedon jokaisen työvaiheen kestosta. Pystymme selvittämään eri työvaiheiden standardityöajat ja hyödyntämään kertynyttä tietoa tavoiteasetannassa ja tehokkuuden seurannassa. Työtutkimuksen avulla pystymme tunnistamaan hukkaa ja arvioimaan kehityksestä saatavia hyötyjä luotettavasti.

 

Mitä työntutkimus on?

Työntutkimus on työkalu ja yleisnimitys tuottavuuden kehittämisen menetelmille ja tekniikoille. Se on monipuolinen työkalu, jonka avulla tarkastellaan ja analysoidaan työtehtävien ja prosessien laatua, tehokkuutta ja kuormittavuutta. Työntutkimuksella selvitetään valitun työtehtävän tai prosessin eri työvaiheet ja tähän liittyvät poikkeukset hyvin tarkalla tasolla. Tiettyyn työvaiheeseen tai -tehtävään keskimääräisesti kuluva aika (standardityöaika), käytetyt työvälineet ja niiden käyttöaste tai työtehtävässä liikuttu matka pystytään määrittämään työntutkimuksen avulla.

Työntutkimusmenetelmiä on useita erilaisia ja erityylisiä. MOST eli liikesarja-analyysi on yksi menetelmä, joka sopii työhön, jossa on fyysisiä liikkeitä. Menetelmän valintaan vaikuttaa siis suoritettavan työn laatu: millaista työtä konkreettisesti tehdään.

MOST perustuu laajaan tutkimusdataan työntekijän erityyppisiin liikkeisiin kuluvasta ajasta. Konkreettisena työvälineenä toimii laskentataulukko, jossa on lukuisia ohjaavia malleja erityyppisten työvaiheiden kirjaamiseen ja tätä kautta työaikojen selvittämiseen. Työntekijän suorittamien liikkeiden lisäksi taulukkoon kirjataan myös jokaisen työkalun tai laitteen käyttöön kulunut aika, joka huomioidaan työtehtävään kuluvassa kokonaistyöajassa.

Työntutkimus suoritetaan vaiheittain. Tutkimuksille ominaiseen tapaan alussa tehdään rajaukset mitä lähdetään tutkimaan ja asetetaan tavoitteet. Alussa määritetään myös sopivin toteutustapa – käytetäänkö havainnointitutkimusta, liikeaikatutkimusta vai aikatutkimusta.

Seuraavassa vaiheessa selvitetään tuotannon työvaiheet ja poikkeukset haastattelemalla työntekijöitä, seuraamalla työntekoa ja taltioimalla työnteon vaiheet. Kun kaikki työn vaiheet ja havainnot on kirjattu, on hyvä tehdä vertailua todelliseen käytettyyn resurssiin nähden ja arvioida tutkimuksen onnistumista. Potentiaaliset kehityskohteet arvioidaan tavoitteiden mukaisesti.

HUB logistics työntutkimus
Esimerkki työtutkimuksessa saadusta prosessin tehollisesta työajasta.

 

Työntutkimuksen avulla tietoa prosesseista ja toiminnan tasosta sisäisen päätöksenteon tueksi

MOST-järjestelmän merkitys tehokkaalle työskentelylle on suuri. Työkalu sopii perustietojen keräämiseen ja tuo lisätietoa päätöksentekoon liiketoiminnoissa. Kerättyä tietoa voidaan käyttää eri tavoin:

  1. parannetaan tehokkuutta
  2. tuodaan tieteellinen näkökulma näppituntuman tueksi
  3. pitkällä aikavälillä lisätään läpinäkyvyyttä ja selkeyttä laskutukseen esimerkiksi transaktiohinnoittelussa
  4. tulosten avulla voidaan simuloida vaihtoehtoisia toimintatapoja ja arvioida muutoksesta saatavia hyötyjä.

Tyypillisiä työntutkimuksessa havaittuja kehityskohteita ovat puutteet työvälineissä, järjestelmän toiminnassa, työtavoissa tai työskentelytilan layoutissa. Lisäksi kartoitetaan erilaisia poikkeuksia ja selvitetään niiden vaikutus tehtävään työhön sekä osuus käytetystä työajasta. Työntutkimuksen tuoman tiedon avulla huomaamme helpommin työtehtävien aikaa vievimmät asiat ja voimme pureutua sen syihin sekä keksiä prosesseja nopeuttavia ja helpottavia ratkaisuja.

Työntutkimuksen tuloksia voi hyödyntää sisäisten kustannusten laskemiseen, hinnoitteluun ja resurssitarpeen selvittämiseen niin kokonaisuutena kuin eri työvaiheissa. Työntutkimuksen avulla saadaan tietoa prosesseista ja toiminnan tasosta sisäisen päätöksenteon tueksi sekä pohjatietoja kannattavuuslaskelmia varten tai vaikka sopimusneuvotteluihin asiakkaan kanssa.

Työntutkimuksen avulla pääsee myös kiinni työnteon ergonomiaan ja tätä kautta työntekijöiden hyvinvointiin. Pienentämällä työsuorituksen kuormittavuutta, esimerkiksi huonoa ergonomiaa tai väärää resursointia, saadaan lopputuloksena työhyvinvointia ja pienentyneitä kustannuksia.

 

Työntutkimus HUB:lla – prosessien purkaminen osiin ja kasaaminen takaisin yhteen entistä parempina

HUB:lla työntutkimusta on tehty useiden vuosien ajan. Työntutkimusta on suoritettu liki jokaisessa toimipisteessämme. Työntutkimuksessa antoisinta on prosessien purkaminen palasiksi ja niiden kasaaminen takaisin yhteen. Potentiaalisten kehityskohteiden analysointivaihe tuo aina jotain uutta ymmärrystä prosessien sisälle. Standardityöajan vertailu todelliseen tilanteeseen tuo esiin sen kuinka paljon poikkeuksia kaikessa tekemisessä loppujen lopuksi on ja missä määrin inhimilliset tekijät vaikuttavat työn tekemiseen.

MOST-työkalu sopii hyvin yksinkertaisempiin prosesseihin, mutta olemme tutkineet sen avulla myös monimutkaisempia prosesseja. Hyvin moniulotteisiin kokonaisuuksiin MOST sopii kehnommin, koska tutkimuksista tulee poikkeusten ja prosessihaarojen vuoksi hyvin laajoja. Se voi tuntua toisinaan raskaalta ja aikaa vievältä, mutta sillä saa tuloksia aikaan. Oman tiedon lisääminen ja kehityskohteiden tunnistaminen ovat sen ehdottomia etuja.

Aina tutkimusta ei tarvitse tehdä kokonaan uusiksi. Prosesseissa löytyy yhteneväisiä menetelmiä ja samankaltaisia työvaiheita, jolloin aiemmista tutkimuksista kertynyttä dataa on myös mahdollista hyödyntää.

Tutkimuksista saadun tiedon avulla olemme kehittäneet ja suunnitelleet toimintaamme uudella tavalla. Työpisteiden optimointi, siirtymismatkojen minimointi ja layout-suunnittelu ovat tekemiemme tutkimusten perusteella olleet kehityskohteina. Lukuisia prosesseja tai prosessin osia on uudistettu tai hienosäädetty toimivammaksi. Tämä näkyy muun muassa kasvaneena tehokkuutena.

Esimerkiksi yhteen työpisteeseen tekemämme työntutkimuksen avulla teimme muutamalla muutoksella merkittäviä säästöjä. Lähtötilanteessa työpisteen layout ei toiminut parhaalla mahdollisella tavalla, pakkaustila oli rajallinen ja työvälineet oli sijoiteltu suoritettavaan työhön nähden sekavasti. Työntekijät hakivat työtehtävään käytettävät pakkausmateriaalit verrattain kaukaa.

Tutkimuksen perusteella käänsimme työpöydät optimaalisemmin käytettävissä olevaan tilaan nähden, sijoitimme pakkausmateriaalit sekä tärkeät työvälineet lähemmäksi työpistettä ja karsimme työpöydältä turhat työvälineet. Muutosten myötä siirtymävaiheet vähenivät huomattavasti. Lähtötilanteessa työtekijä otti keskimäärin 20 askelta hakiessaan yhden tilauksen pakkausmateriaalin, kun taas muutosten jälkeen askelia otetaan vain kaksi. Jos päivän aikana käsitellään vaikkapa neljäkymmentä tilausta ja pakkausmateriaalit haetaan tilaus kerrallaan, kertyy päivän aikana 800 askelta. Vuositasolla askeleiden määrä on yli 200 000. Siirtämällä pakkausmateriaalit kahden askeleen päähän askeleita säästyy jopa 90 %.

Asiakkaillemme olemme työntutkimuksen avulla pystyneet avaamaan yksityiskohtaista tietoa prosesseista ja heidän omasta liiketoiminnastaan. Tämä tuo selkeää lisäarvoa asiakkaalle, kun voimme kertoa mitä varastoinnissa tapahtuu ja mistä toiminta muodostuu. Pystymme esittämään parempia tapoja toimia asiakkaan hyväksi. Pientenkin yksityiskohtien hiominen tuo tehokkuutta työprosesseihin erityisesti, kun kyseessä on suuret volyymit esimerkiksi tilausten toimittamisessa. ”Mostaamalla” siis saadaan tehokkuutta prosesseihin ja arvokasta tietoa päätöksenteon tueksi.

 

Rami Heimolinna
Account manager
Rami on työskennellyt HUB:lla viiden vuoden ajan, joista työntutkimuksen parissa kaksi vuotta.

 

Lue myös:
Päivittäisjohtamismalli tuo tehokkuutta ja auttaa pääsemään tavoitteisiin 
HUB agile – ketterä toimintatapa vie kehitysprojekteja eteenpäin

 

 

Jaa tämä juttu.

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Saatat olla kiinnostunut myös näistä

Vieritä ylös