Kehityspäällikkömme Mikko Heinilä aloitti HUB logisticsilla neljä kuukautta sitten. Hän toi meille mukanaan päivittäisjohtamiskulttuurin. Ensi alkuun päivittäisjohtaminen on otettu käyttöön Hämeenlinnan yksikössämme sisälogistiikan parissa. Kuukaudessa uusi toimintamalli on tullut osaksi hämeenlinnalaisten arkea ja se on lyhyessä ajassa tuonut lisää tietämystä sekä parantanut tiedonkulkua.
Päivittäisjohtamisella tarkoitetaan lyhykäisyydessään toiminnan kannalta olennaisten asioiden päivittäistä läpikäyntiä ja seurantaa. Seurattavat asiat nousevat suoraan yksikön toiminnasta ja ne pohjautuvat määriteltyihin KPI-mittareihin, joita logistiikka-alalla voivat olla esimerkiksi toimitusvarmuus tai pakkaustäsmällisyys. ”Päivittäinen palaveri on erinomainen kanava työntekijöille nostaa esiin tekemiään huomioita, onnistumisia, poikkeamia ja mahdollisia haasteita” kertoo päivittäisjohtamisprojektin käynnistäjä Mikko Heinilä.
Johtamismallin suunnitteluvaihe kesti noin kuukauden, jonka jälkeen päivittäisjohtamisen taulut ja päivittäinen palaveri otettiin käyttöön. Mikko valmisteli ja loi pohjan päivittäisjohtamisen tauluille, jotka ovat tärkeä visuaalinen työväline. Mikko koulutti työntekijät taulujen käyttöön varmistaen, että yksiköllä on riittävät edellytykset päivittäisjohtamisen käyttöönottoon.
Hämeenlinnassa kokoonnutaan joka päivä klo 9 päivittäisjohtamistaulujen ääreen ja käydään ennakkoon määritetyt asiat läpi tiiviissä 5 – 10 minuutin mittaisessa palaverissa. Seurattaviksi aiheiksi valikoituivat muun muassa toimituskykyyn liittyvät mittarit, työturvallisuushavainnot, 5S-mittarit sekä käynnissä olevat kehitysprojektit.
Tehokkuutta logistiikan prosesseihin tiedonkulkua parantamalla
Lyhyellä päivittäisellä palaverilla parannetaan tiedonkulkua ja varmistetaan, että tärkeät tiedot välittyvät jokaiselle työntekijälle. Avoimuus ja tiedonkulun tehostuminen nousevat näin päivittäisjohtamisen todelliseksi hyödyksi.
”Asiakaslupaukseen perustuvat mittarit ja palaveritauluun määritetyt asiat ohjaavat meitä keskittymään olennaiseen. Päivittäinen tapaaminen ohjaa myös siihen, että arkisen toiminnan mahdolliset haasteet tulevat helpommin esiin, kun niille on varattu joka päivälle oma hetkensä. Näin ne myös pystytään ratkaisemaan ketterämmin.” summaa Heinilä.
Päivittäisjohtamisesta hyötyä myös asiakkaalle
Johtamistaulun äärellä nostetaan esiin tehdyt havainnot sekä määritetään vastuuhenkilö ja aikataulu mahdollisten ongelmien ratkaisemiseksi. Toimintamalli koettiin hyvin nopeasti toimivaksi ja tervetulleeksi. ”Heti ensimmäisellä viikolla huomasimme, että tästä on aidosti hyötyä. Johtamistauluilta hahmottuu selkeästi missä mennään ja resurssit ohjautuvat oikeaan paikkaan. Päivittäinen palaveri on myös lisännyt avoimuutta ja vuorovaikutusta.” Hämeenlinnan yksiköstä kehutaan.
Selkeä toimintamalli tuo tehokkuutta ja auttaa pääsemään tavoitteisiin. Tuotannon prosessit tehostuvat ja päivittäinen työnteko sujuu helpommin. Tämä palvelee sekä meitä että asiakasta.
