Sisälogistiikan ulkoistaminen suunnitellaan huolella

Sisälogistiikkaa on kaikkialla. Sujuva sisälogistiikan ulkoistaminen tukee liiketoiminnassa aina jotakin arvovirtaa ja mahdollistaa sen hyvän toiminnan. Mutta miten sitä kehitetään ja millaisia askeleita otetaan, kun sisälogistiikkaa päätetään ulkoistaa? HUB logisticsin artikkelissa asiaan paneutuvat liiketoimintajohtajat Janne Marttila ja Mikko Heinilä.

Sisälogistiikalla voi parhaimmillaan kehittää liiketoimintaa ja yrityksen pääprosessia. Silloin se luo mahdollisuuden kehittää arvovirtaa, jota se palvelee, ja antaa seuraavalle vaiheelle mahdollisuus kehittyä eteenpäin.

– Kun sisälogistiikka ulkoistetaan, meidän tehtävämme on suunnitella se niin hyvin, että käyttäjä ei sitä ehdi ajatella. Silloin sen avulla luodaan mahdollisuuksia koko toiminnan kehittämiseen, sanovat Janne Marttila ja Mikko Heinilä, jotka ovat sisälogistiikan liiketoimintajohtajia HUB logisticsilla.

Sisälogistiikan ulkoistaminen alkaa yhteisellä suunnittelulla

Sisälogistiikan kehittämisestä ja ulkoistuksesta on tuotannolle ja toiminnalle selvää hyötyä. Kehittämisprosessin eteneminen riippuu täysin nykytilanteesta, ja siksi alkuvaiheen kartoitukset ovat suuressa roolissa.

Jos tehdas on jo olemassa, tulevat nykyiset tilat helposti sisälogistiikassa vastaan ja voivat luoda rajoituksia logistiikan ulkoistukselle ja tuotannon kehittämiselle. Tuotanto ei esimerkiksi tarvitse korkeita tiloja, mutta logistiikka ja varastointi kaipaavat tilaa ylöspäin.

Janne Marttila sanoo, että hyvässä sisälogistiikassa eriytetään varastointi omaksi kokonaisuudeksi mielellään hyvin lähelle tavaran vastaanottoa. Sieltä tavaraa jaetaan tuotantoon niin sanottuina kerättyinä setteinä tai täysinäisinä lavoina.

– Jos päästään tekemään ja suunnittelemaan sisälogistiikkaa aivan alusta lähtien, kannattaa varastot rakentaa lähelle tuotantolinjaa. Varastossa ovat tilat korkeampia ja lämpötila tuotantotiloja viileämpi.

Sisälogistiikan ulkoistamisessa täytyy ymmärtää asiakkaan tarve

Perussuunnittelu tehdään yhdessä asiakkaan ja HUB logisticsin asiantuntijoiden kanssa. Yleensä asiakkaan tuotantolinja kertoo toiveet siihen, miten ja millä vasteajoilla osat toimitetaan.

– Sisälogistiikassa on tärkeää huomioida talon IT-järjestelmät. Jokaisella sisälogistiikan tiimiin kuuluvalla on käytössään jonkinlainen laite, jolla pidetään yhteyttä järjestelmiin. Tieto tarpeista ja tehdyistä töistä liikkuu tietokoneen, tabletin, älypuhelimen tai puheohjauksen kautta, Janne Marttila kertoo.

Mikko Heinilän mukaan sisälogistiikan ”pystytyksessä” ensin pitää ymmärtää asiakkaan tarve, kuten monessa muussakin toiminnassa. Ennen kuin suunnitellaan sisälogistiikkaa, pitää tietää strategia ja vision pyrkimykset: missä asiakas pyrkii onnistumaan tulevaisuudessa? Sitten palvelua ruvetaan räätälöimään.

– Sisälogistiikkaa ja sen ulkoistusta voi toteuttaa monella tavalla ja on useitakin ratkaisuvaihtoehtoja. Oleellista on hahmottaa, missä tulee onnistua. Sitten tiedetään, millä ratkaisuilla tavoitetta pystytään tukemaan.

– Sisälogistiikan suunnittelu on alkuvaiheessa tiukkaa datan käsittelyä ja työntutkimusten tekemistä. Eli miten paljon mikäkin vaihe vie aikaa ja millä tavalla eri kohdissa päästään tehokkaimpaan lopputulokseen?

Konkreettisina asioita lähdetään selvittämään aina asiakastarpeesta: millaiset tilat on käytössä, millä frekvenssillä tavaraa toimitetaan ja miten toimitetaan, jotta seuraavassa vaiheessa ei tarvitse etsiä ja hakea mitään?

– Sitten on vuorossa logistiikan ulkoistamisen perinteisten asioiden optimointi: minne ajetaan ja milloin ajetaan, miten varastoidaan ja minne, miten sisälogistiikka voi hoitaa myös jätehuollon loppuasiakkaan puolesta ja niin edelleen, Mikko Heinilä listaa.

Logistiikan ulkoistuksessa asiakkaan huolet kuullaan ja ratkotaan

Kun töitä on tehtaassa tai yrityksessä tehty samalla tavalla vuodesta toiseen, kehitysvauhdin käyntiin saaminen saattaa joskus olla työn takana. Asiakkailla voi tulla esiin muutosvastarintaa siihen, että näin on aina tehty. Mutta kun ensimmäinen projekti onnistuu hyvin, latu on Janne Marttilan mukaan auki uskottavuuteen. Kun uskalletaan tehdä muutoksia, myös tuotantoon tulee positiivisia vaikutuksia.

Mikko Heinilä lisää, että asiakkaat miettivät paljon läpinäkyvyyttä ja sitä, katoaako kosketus toimintaan, jos sisälogistiikka ulkoistetaan? Nykypäivänä digitaalisuus tuo siihen kuitenkin äärettömän hyvät lääkkeet. Sen avulla pystytään raportoimaan ja näyttämään asiakkaalle reaaliaikaista tilannekuvaa.

– Läpinäkyvyys onkin toinen tärkeimmistä asioista sisälogistiikan ulkoistamisessa. Ja toinen on se, että ulkoistaminen rakennetaan asiakkaan tahtotilan ja strategian ymmärtämisen pohjalle.

– Asiakas voi miettiä, että voiko muutos olla liian suuri ja hankala. Myös euroja ja ulkoistamisen kannattavuutta tietysti lasketaan. Ja asiakas miettii, että miten se sitten oikeasti toimii. Kaikki nämä käydään jo alkuvaiheessa yhdessä läpi, kunhan keskusteluyhteys on vaan syntynyt, Mikko Heinilä sanoo.

Yhteistyö sisälogistiikan ulkoistamisessa käynnistyy nykytilanteen kartoituksella

– Yleensä teemme aluksi paikan päällä tuotantokierroksen, jossa saamme omin silmin kokonaiskuvan tuotannon ja logistiikan nykytilanteesta. Tietysti kerromme myös referensseistämme ja tutustumme yhdessä meidän yksiköihimme, Janne Marttila kertoo.

– Kuuntelemme asiakkaita ja selvitämme tuotannon tavoitteita. Ne voivat olla esimerkiksi, että tuotantoa halutaan nostaa kymmenen prosenttia tai jotain tuotannon osa-aluetta halutaan uudistaa ja sen myötä tulee muutoksia.

Alkuvaiheessa asiakkaalle tehdään ”process narrative” eli tiivistelmä nykytilanteesta, jossa mennään syvemmälle isoimpiin kehityskohteisiin ja kerrotaan kolme tärkeintä asiaa, jotka HUB logistics tekisi toisin ja joita lähdettäisiin kehittämään.

– Kun keskustelu jatkuu ja kumppanuus syntyy, seuraava tehtävä on tarkempi työntutkimus, jollaisia harvoin on suomalaisissa yrityksissä tehty sisälogistiikan osalta. Silloin tiedetään, kuinka paljon sisälogistiikkaan liittyvät työvaiheet kestävät, miten paljon nykyisellä kokonaisuudella saadaan aikaan ja miten myös ergonomiaa voidaan kehittää. Asiakas tekee sen jälkeen päätöksen siitä, mitä he voivat tehdä itse ja mihin me voimme tarjota apuamme.

– Laadimme vaiheistetun suunnitelman ylösajon sujumiseen ja samalla määritellään asiakkaan resurssien riittäminen sekä aikataulut. Me teemme näitä paljon, mutta asiakkaalle sisälogistiikan ulkoistaminen tapahtuu yleensä ensimmäistä kertaa. Siksi alussa käydään hyvin läpi, mitä kaikkea muutos merkitsee ja vaatii. Samalla kerromme tietysti, mitä se mahdollistaa.

– Sen jälkeen alkaa rajapintojen määritys: mitkä asiat kuuluvat meille, mitkä asiakkaalle ja miten rajapinnoissa toimitaan.

Yhteistyö pohjautuu nykytilanteen kartoitukseen asiakasta kuunnellen ja tuotannon tavoitteet kartoittaen. Asiakkaan tarpeen ymmärtäminen on ratkaiseva tekijä ulkoistamisen suunnittelussa ja toteuttamisessa.

Janne Marttila, liiketoimintajohtaja

Osaamista, kokemusta ja joustavuutta

HUB logisticsilla on kokemusta monista kymmenistä asiakasprojekteista, joissa on pystytty kehittämään asiakkaan logistiikkaa eteenpäin. Niillä on saatu aikaan säästöjä ja laadullista parantamista.

– Me myös uskallamme mennä rohkeasti uutta kohti. Emme turvaudu aina siihen hyvään, vanhaan ja varmaan keinoon, vaan etsimme uusia toteutustapoja, joilla asiat voidaan hoitaa entistä paremmin, Janne Marttila sanoo.

– Meillä on töissä huippuosaavaa kokenutta väkeä. Kasvatamme jatkuvasti uusia osaajia sisäisellä koulutuksella ja lopputyön tekijöitä työllistämällä. Sillä opimme uutta ja takaamme jatkuvuuden.

Myös IT-puolella voimme tukea asiakasta vahvasti sisälogistiikan ratkaisuissa, ja varastoautomaateissa olemme erittäin hyvällä tasolla, Janne Marttila listaa.

Mikko Heinilä kiteyttää, että osaaminen, kokemus ja joustavuus ovat HUB logisticsin sisälogistiikkatekemisen tärkeimmät asiat.

– Perustelemme osaamistamme sillä, että tiimimme on tehnyt valtavan määrän sisälogistiikan ulkoistuksia. Meillä on kokemusta omasta takaa pitkältä ajalta ja jatkuvasti meille on tullut lisää tuoretta ja erinomaista ammattitaitoa talon ulkopuolelta. Meitä on kiitetty myös siitä, että olemme organisaatiotasolla äärettömän joustavia.

– Järjestelmät ja ohjelmistot ovat olennainen asia materiaalin- ja tiedonhallinnassa. Järjestelmiä ja välineitä on toki muillakin, mutta tärkeää on niiden oikea soveltaminen ja hyötykäyttö. Se tulee vain vahvan kokemuksen kautta.

Mikko Heinilän mukaan Pyrkimyksenä omankin strategian kautta on asiakastyytyväisyys, ja se lähtee asiakkaan tavoitteiden ymmärtämisestä ja yhdessä ratkaisujen suunnittelusta.

– Se on kommunikointia ja yhteistä kehittämistä. Ja olemme siinä onnistuneet, sillä asiakkaat ovat meihin todella tyytyväisiä, Mikko Heinilä kertoo.

Oletko vielä lukenut artikkeliamme, jossa käsittelemme sisälogistiikan liiketoimintahyötyjä? Jos et, löydät artikkelin täältä.

Tutustu myös tarkemmin sisälogistiikan palveluihimme!